Excelは業務には欠かせない便利なソフトと言われる反面、蓄積したファイルの集計ができない効率の悪いソフトとも言われることがあります。
データの集計をするならExcelよりもAccessの方が優れていますが、マルチプラットフォームに対応していないことや、旧式のアプリという印象があります。
最新のAccessは操作が簡単になりましたが、業務で使用するデータベースを作るには、多少なりとも知識と経験のある人が必要になります。
今は社内に専門的なスキルを持つ人材を確保しない傾向がありますが、その半面ITを駆使した業務改善が急務という矛盾がどの企業でも起きています。
そこで今注目されているのが、アプリを簡単に作成できるサイボウズのkintoneで、サービス開始後から急激に利用する企業が増えています。
サイボウズのkintoneを使えば、Webブラウザで簡単にアプリケーションを作成することができるので、専門的なITの知識がいなくても脱Excelが簡単に実現すると言われています。
今回は、サイボウズのkintoneを利用すれば誰でも簡単にアプリを作成し仕事の効率を上げられるのか、その実力について解き明かしてみたいと思います。
サイボウズのkintoneとは
kintoneとはサイボウズが運営するクラウドサービスのひとつで、MS Accessの様なソフトウェアをインストールしたりサーバを構築しなくとも利用できる便利なデータベースアプリです。
顧客管理や営業日報など予め用意されているアプリの利用はもちろん、アプリをカスタマイズしたりオリジナルのデータベースアプリを作成することもできます。
kintoneのセミナーでは脱Excelを意識した内容で行われることがありますが、データベースが肝となることを考えるとライバルはMS Accessです。
ただ、Accessとの根本的な違いはプラグインを追加することで機能を強化したり、名刺管理サービスなど他のクラウドとの連携が可能という点です。
kintoneのコスト
kintoneを利用するにはライトコースもしくはスタンダードコースを契約し、月々もしくは年額で料金を支払う必要があります。
kintoneを利用する目的にもよりますが、ライトプランだとAccess以上のことはできませんので、本当の働き方改革をしたいのであれば月額1,500円のスタンダードコースをおすすめします。
MS Accessのライセンスが税込価格15,984円で購入できるのに対し、kintoneのスタンダードは年間17,640円かかるので、kintoneでなければならない理由を明確にする必要があります。
ただ、データベースの専門家を雇用したりサーバを管理しなで済むことを考えると、kintoneを導入することによるコストメリットが出てくるかもしれませんので計算してみましょう。
kintoneの使い方
kintoneは簡単にアプリの作成が可能な便利なツールですが、製造、医療・福祉、不動産など、多くの現場で使えるアプリが多数用意されています。
まずはこれらのアプリをいくつか追加し、kintoneの操作性やアプリでできることを確認することが大切です。
追加したアプリはカスタマイズ可能で、フォーム画面でパーツを追加したり設定を確認することで仕組みを理解できます。
kintoneで新しいアプリを作成するには、はじめから作成、Excel/CSVから作成、ほかのアプリを再利用の何れかを選択します。
既にデータ入力されたファイルがあるならExcel/CSVからの作成がおすすめですが、インポート可能な書式でないとエラーになります。
kintoneのフィールドには、文字列やラジオボタンなどの基本的なパーツの他にも、別アプリのデータを参照するルックアップやデータを読み込む関連レコード一覧もあります。
kintoneに限らずデータベースを作成する時は、ひとつのアプリに全てのデータを持たせるのではなく、企業情報やプロダクト情報などは別アプリとして作成するのがおすすめです。
こちらはアプリを作成するフォーム画面で、左側から部品をドラッグアンドドロップするだけで、簡単にアプリの作成が可能です。
アプリを作成する時のコツは色々ありますが、まずは必要な部品を全て入れてアプリを作成し、データ一覧画面の見え方を確認してください。
全ての情報を表示する一覧ではフィールドの設定の並び替えができないので、データを表示させたい順に部品を並べるのが何よりも大切です。
新規にデータ一覧を作成することで、フィールドの一部を表示させたりデータをフィルタにかけて表示させることができます。
レコードに同じ類のデータが多数含まれる場合は、特定の部品をひとつのテーブルにすることで、一覧に表示させないようにすることも可能です。
ここでは、各企業の情報にメール配信やダイレクトメールの情報を二次元的にデータで持たせるようにしています。
二次元的にデータを持たせたアプリのデータをCSVに書き出すと、ある顧客に対して食品関連、スポーツ関連、ビジネス関連のカテゴリの違うデータが生成されます。
カテゴリの内容が少ない場合は１行に全てのデータを持たせることもできますが、カテゴリーが多くなるとデータの集計や閲覧がしにくくなります。
フォームを作成する画面にある関連レコード一覧機能を使えば、複数のアプリのデータを一画面で表示させ、リンクから該当するデータを参照することもできます。
この例ではプロダクトやクライアントなどの関連するリンクをクリックだけで、それぞれの詳細情報を参照することができます。
データベースの作り方はこの様な感じになりますが、これだけではデータを蓄積して参照させるだけの一般的なデータベースソフトと何ら変わりはありません。
kintoneの真の実力を発揮させるには、スタンダードプランで利用可能なプラグインやAPIを利用し、他のクラウドサービスと連携させたり機能強化させる必要があります。
プラグインの追加でkintoneは更に便利になる
kintoneでアプリを作成して公開すればデータの収集を楽にすることができますが、実はデータ収集後の集計や検索が苦手なので、プラグインを利用しない場合はデータの加工をExcelに頼ることになります。
標準機能でデータの集計や検索もできますが、事前に表示するデータやグラフの定義を作成したり、細かく条件を入力する画面が表示されて使い勝手が良くありません。
データが蓄積されてくると急激に不便さを感じるkintoneですが、Excelを使用しなくてもデータを有効活用するプラグインが多数用意されています。
無料のプラグインがいくつか提供されていますが、データ一覧の画面を使いなれたExcel風にしたりデータをPDFに変換する機能は、有料のプラグインを利用する必要があります。
これは企業の要望に応えて順次機能を組み込むよりも、ベースとなるプラットフォームを提供し、機能を強化するプラグインは他社に開発させた方が様々なメリットがあると考えた戦略だと思います。
kintoneを利用する側としても製品がバージョンアップされるまで待たずとも機能強化できるので、どんなプラグインがあるのかサイボウズの公式サイトへアクセスしてみてください。
kintoneを便利にする有料のプラグインで有名なのはJBCCのATTAZoo＋や、ハンモックが提供する名刺管理ツールとの連携がプラグインがあるので、こちらも合わせてご覧ください。
他にもkintoneのAPIを使えば社内で利用する基幹系システムやAccesなどのデータベースとの連携も可能ですが、専門的な知識が必要になりますので一般ユーザーにはおすすめしません。
今回の内容は以上となりますが、サイボウズのkintoneを使用して気づいた点や便利な機能がありましたら随時紹介します。
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