マイナンバー制度がはじまる前の個人情報管理と言えば大企業が行うもので、情報の漏えいがあれば企業の責任を問えば済むというイメージでしたが、これからは小規模の企業や個人も情報管理能力を問われる時代となります。
とはいえ、企業の規模によってマイナンバー等取扱規程の作成・届出の義務があるなしなど、基準が不明瞭で曖昧な部分が多く、個人情報の管理と言われても、どの様な方法で管理すれば良いのか戸惑う人もいるのではないでしょうか。
個人規模でも対策は必要
マイナンバーを扱う以上、個人規模の事業でも漏えいがあれば罰せられる可能性がありますので、他人のマイナンバーを必要以上に持たないことが最大の対策になりますが、仕事で使うとなると次の対策を考えなければなりません。
今の時点では、マイナンバーが企業活動でどの様に利用されるのか定かではありませんが、何らかの事情で第三者のマイナンバーを取得した場合は、正当な目的以外の使用はしてはいけませんし、預かるマイナンバーが不要になった時には適切に処分しなければなりません。
適切に処分するというのは、単純にシュレッダーにかければ良いというものでなく、確実に復元できないレベルである必要があります。
セキュリティスタンプは補助的に
住所や名前が書かれているDMの上からスタンプを押す、セキュリティスタンプという製品がありますが、これを過信し過ぎてはいけません。
製品にもよるかもしれませんが、印刷の特性上トナーや油のインクが水性のインクと馴染むはずもなく、スタンプで黒く塗りつぶせば情報を読み取ることができる場合があります。
また、スタンプ後にインクの変化により情報が透けて見える場合がありますので、セキュリティスタンプは少し荒いシュレッダーの補助的な役割として利用するのがベストです。
精密シュレッダーがおすすめ
中規模以上の企業で使用する精密シュレッダーは高価で、家庭や小規模の企業では導入が難しいかと思いますが、家庭向けのシュレッダーでも精密にシュレッダーをかけられる製品があります。
家庭向けと法人向けの違いは、同時にシュレッダーをかけられる枚数の違いや連続稼働時間の違いなだけで、家庭向けだからと精密なシュレッダーができない訳ではありません。
我が家で使用しているのは、アイリスオーヤマのPS5HMSDで、とても復元できるとは思えないくらい書類を細かくしてくれます。
実際にアイリスオーヤマのシュレッダーにかけた書類の復元を試みましたが、とても細かすぎて復元する気にはなりませんでした。
下の画像は、シュレッダーをかけた紙の拡大画像ですが、シュレッダーの特性上もの凄く時間をかければ復元できるかもしれませんが、それ以上を望むのであればシュレッダーではなく、書類を溶解するサービスを利用された方が良いと思います。
マイナンバーだけでなく情報の徹底管理は個人でも同じレベルで守らなければならない時代です。
PS5HMSDはあくまでも家庭向けのシュレッダーですが、シュレッダーの細かさだけで言えば企業向けの製品にも負けない製品です。