メールサーバの場合、自社で構築したシステムを運営するよりも、メールホスティングサービスを利用した方がコストや可用性など、様々なメリットがあります。
一部のIT企業や大企業でなければ自前でメールサーバを構築しないのが今の流れで、昔ほど高い技術力を持つ人材を積極的に企業で採用する必要のないのが現状です。
その代わりに、必要とされるのがコストや効率などを考えてシステムの導入メリットを考えられる人材で、情報システム部門は技術力よりもプレゼン力を求めらえる企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、これからメールサービスのホスティングを考えている方のために、実際にGoogleのG SuiteとマイクロソフトのOffice365を比較して提案した時の流れやポイントなどを紹介します。
メールだけでは不十分
今更説明する必要もありませんが、これからメールホスティングサービスを選ぶ場合、メールだけでなくスケジュール管理や設備予約、オンラインストレージなどの機能が利用できるものを選ぶのが普通の流れではないでしょうか。
数年前であればメールだけホスティングサービスを契約し、スケジュール管理や設備予約は自社で構築したグループウェアを使用するというのが一般的でしたが、メールとスケジュールが連動するGoogleのGsuiteや、MSのOffice365の方が使い勝手が良いのではないでしょうか。
G SuiteやOffice365はオプションなしだとワークフローや回覧など、グループウェアでは当たり前に使える機能が一部利用できないという課題もありますが、それ以上にメールとスケジュールの連携やスマホアプリとの同期などが便利です。
これからの時代スマートフォンの存在は無視できないので、メールだけでなくスケジュール管理やメッセージ、オンラインストレージなどの機能が簡単に操作できる、GoogleのG SuiteやMSのOffice365が急激にシェアを伸ばすのではないでしょうか。
選択肢は少ない
国内のセキュアなメールホスティングサービスを行う代表といえば、IIJなどの大手インターネットプロバイダ系で、可用性の高さはもちろんウイルスチェック機能や迷惑メールフィルタ機能など、レンタルサーバのメールにはない機能があります。
ただ、メール単独でのサービスや2段階認証への非対応など、今の時代のセキュリティ要件には合わないサービスになりつつあるので、これから日本の大手プロバイダサービスを契約するのは、余程の理由がない限り少ないのではないでしょうか。
他にもメールを使えるサービスと言えばレンタルサーバがありますが、ウイルスチェック機能や迷惑メールフィルタ、2段階認証などには基本的に対応していません。
SSLやTLSでもそう簡単に破られるものではありませんが、これからのメールサービスは2段階認証の使えるGoogleのG SuiteかMSのOffice365のどちらかを選択するのがベストではないでしょうか。
外せないポイント
Google GsuiteとMS Office365を比較する場合、コストや操作性以外にもいくつか外せないポイントがあります。
例えば、Office365は中国でも利用できるのに対しGoogleのG Suiteは中国で利用できないことや、日本にデータセンターのあるOffice365に対しG Suiteは日本国内にはサーバがありません。
また、データは企業やユーザーのものというMSに対し、G SuiteはGoogleにも権利があるなど、政治的な影響を受けそうな重要なポイントがあります。
ただ、中国に進出することのない企業であれば、これらの問題が大きく企業活動に影響することは今の所なく、銀行などのコンプライアンスを重視する企業でなければ問題になるレベルではありません。
それよりもOffice365を導入した時に問題になるのが、ファイアウォールのセッション数の増加で、同時にアクセスするユーザーが多い企業の場合、通信環境の強化が必要になる可能性があります。
資金に余裕のある大企業であれば通信インフラの増強も考えられますが、予算の関係で簡単にインターネット回線や通信機器の交換が難しい企業であれば、GoogleのG Suiteを選んだ方がトラブルが起きにくいのではないでしょうか。
Office365の場合、1人当たりどの程度ファイアウォールのセッションを消費するのか、目安となる数値をMS自信も出せないでいるので、予算に余裕のないところはG Suiteを選んだ方が安心です。
ただ、悩ましいことにOffice 2016などマイクロソフトアカウントの作成が必須となるアプリケーションを使用する場合、Googleのアカウントと複数IDを所有することになるのが残念です。
いずれにせよOffice365やG SuiteなどのWebアプリはファイアウォールセッションを大量に消費するので、事前に通信機器の性能をチェックし必要に応じで機器や回線の強化が必要になるということです。
導入セミナーに参加する意味
Google GsuiteやOffice365を導入する前に是非参加していただきたいのが、これらの製品を紹介する企業のセミナーですが少し注意する点があります。
これらのセミナーに参加するとG SuiteやOffice365のセキュリティの弱さを補うためのオプションサービスの説明をされるのですが、必ず必須という訳ではありません。
セミナーの説明を聞いているとG SuiteやExchange Onlineが欠陥製品に思えてくるのですが、G Suiteの場合2段階認証やレポート機能が充実しているので、必要以上にセキュリティ面で心配する必要はありません。
確かにオプションサービスには便利な機能が豊富なので、予算に余裕のある企業であれば利用するのも良いですが、IDとパスワードで運用していた頃より断然セキュリティが高くなるので安心です。
導入の障害は社内にあり
この手のサービスを導入する時に障害になりえるのが、今までと同じ環境を望むユーザーやGoogleやMSが大好き過ぎるユーザーです。
一般的な利用者に熱狂的なユーザーがいるのは大きな問題ではありませんが、システムを導入する立場や経営者にこの様な人がいると大変です。
長く国内産グループウェアを使い続けてきた企業の総務部など、全社員に向けて情報を頻繁に発信する部門のユーザーを説得するのは大変ですが、ここで手を抜くと後々苦労することになります。
トップダウンで決定したことだからというのは簡単ですが、最も利用する部門をいかに説得できるかが重要です。
ただ、社内の全員を説得していると時間だけがかかるだけなので、ある程度根回しできたら後は経営者を説得するだけですが、事前に経営者の好みを知るのも重要です。
MSに対して否定的な意見を持つ経営者が多い場合、必死にOffice365の優位性を説いたところで聞き入れてもらえないことがおおいので、予めG Suiteよりの資料を作成してプレゼンするのもありです。
ただ、中国での利用やデーターセンターの場所など、大切なことは割愛せずに説明するのだけは忘れないでください。
ただ、後発のOffice365よりも圧倒的にユーザーが多いGmailの方が圧倒的に導入のしやすさがあるので、特に問題になる要件がないのであればG Suiteの方が導入しやすいのではないかと思います。
実際にG Suiteを契約して稼働させるまでのポイントについては、準備が出来次第公開します。